Las reuniones desde diferentes ubicaciones son cada vez más frecuentes, con todos los retos que implican
Ya sea con los participantes en su oficina en casa, en un espacio de coworking o en diferentes ubicaciones de la empresa, gracias a los avances tecnológicos, las conferencias web son cada vez más frecuentes. Todos los días, los calendarios están llenos de reuniones que tienen lugar en salas especialmente acondicionadas.
En los encuentros, se sacan temas de interés, se realizan presentaciones y se llevan a cabo lluvias de ideas. En tales situaciones, es cuando resulta especialmente útil poder levantarse del asiento y moverse alrededor de la sala; en un momento el asistente está sentado, y al siguiente puede presentar ideas o poner sugerencias en un rotafolio.
Aumento de las reuniones en múltiples lugares a la vez
Para los asistentes, este formato más libre tiene muchas ventajas. De hecho, hoy por hoy, la configuración clásica, un grupo de personas en un lugar manteniendo una reunión, es cada vez más rara. En su lugar, se ha desarrollado una nueva cultura de reuniones, con algunos de los participantes reunidos en una sala y el resto conectados de forma remota a través de aplicaciones como Skype for Business. Las principales razones de este cambio son los importantes ahorros en coste y tiempo. Las reuniones online eliminan la necesidad de viajar de ida y vuelta a diferentes oficinas, socios o clientes, ya sea a nivel nacional como internacional.
Los retos para los nuevos formatos de reunión
Imagine el siguiente escenario. Trabaja en una empresa internacional. Cada semana, tiene reuniones con compañeros de trabajo en diferentes lugares donde puede compartir documentos online gracias a un sistema de videoconferencia y al software que lo acompaña. En este contexto, la prioridad principal es lograr una colaboración efectiva y el libre intercambio de ideas.
Hay una sesión de lluvia de ideas sobre un nuevo producto programada en la agenda, y e invita a compañeros de trabajo a asistir. Dos trabajadores de Reino Unido están conectados a través de un sistema de videoconferencias. Durante los encuentros creativos, suele emplear herramientas como rotafolios o tableros con post-its para recoger sus ideas y pensamientos finales. Lo más probable es que también desee emplear estos recursos en la reunión de hoy.
Entonces, se acerca a la pizarra y comienza a apuntar los puntos planteados más importantes. Pide opinión a uno de sus compañeros de Reino Unido, pero no responde. Luego se gira hacia el micrófono y habla otra vez, pero lo único que le dice es que la línea estaba baja y no podía escucharle.
En una reunión online, pueden surgir diferentes incidentes en la transmisión de sonido que obliguen a repetir las mismas palabras a los participantes en remoto, lo cual hace que el resto de asistentes pierdan rápidamente la concentración.
Este no será el único indicente de este tipo. Cada vez que alguien en la sala de reuniones habla estando demasiado lejos del micrófono, se mueve por la sala o hay un breve intercambio entre usted y un compañero, los asistentes de Reino Unido le entenderán entre poco y nada, por lo que tendrá que repetírselo. Ante esto, el resto de asistentes perderán rápidamente la concentración y cogerán sus teléfonos móviles.
Para concluir la reunión con algo de éxito, usted y las personas en la sala no tendrán más remedio que sentarse en sus asientos durante la sesión entera y hablar directamente a los micrófonos, de manera que la transmisión del sonido sea clara. Esto limita la creatividad y no permite que el encuentro sea tan productivo como podría.
Cómo asegurar que las reuniones sean eficientes y creativas
Ante esta situación, resulta esencial establecer algunas reglas en relación a la comunicación. La primera de todas es asegurar que los participantes tengan clara la agenda y objetivos de la reunión de antemano, para ir adecuadamente preparados al encuentro. Esto evita que los temas a tratar se dejen de lado.
Por otro lado, debería existir una figura de moderador que dirija la reunión y se asegure de que se está siguiendo la agenda y todo el mundo da su opinión. Para ello, se recomienda el formato de videoconferencia, donde todos los participantes pueden ver y oírse los unos a los otros. Además, toda la información y documentos debería almacenarse en la nube, de modo que todos los asistentes tengan acceso a estos importantes archivos en cualquier momento, así como la opción de editarlos.
Para garantizar efectividad y creatividad en las reuniones, una buena calidad del sonido y libertad de movimiento son aspectos vitales.
Y para garantizar que todos estos aspectos se llevan a cabo de manera efectiva durante el encuentro, una buena calidad del sonido y libertad de movimiento son aspectos vitales, algo en lo que la solución TeamConnect Ceiling 2 de Sennheiser puede ser de gran ayuda.
Su tecnología integrada de formación de haces asegura que el micrófono se adapta de manera automática por sí solo a la persona que está hablando. Esto permite una inteligibilidad óptima del discurso y libertad total de movimiento para la gente en la sala. Las reuniones eficientes y exitosas son, pues, el resultado de una combinación entre buena preparación, estructura y equipo adecuado. Juntos, brindan las condiciones óptimas para el encuentro.
