Un fallo de audio o de conexión hace perder de media 12,2 minutos por persona en una reunión.

Mientras la IA agéntica empieza a pedir salas capaces de "entender" lo que ocurre en ellas, la gran asignatura pendiente sigue siendo planificar bien, estandarizar y medir.

El coste invisible de la sala que no funciona

El estudio The Workplace Equation, realizado por Logitech entre 1.700 directivos de 11 países, pone cifras a una sensación muy extendida. Los problemas técnicos durante las reuniones provocan una pérdida media de 12,2 minutos de productividad por persona, y el 30 % de los encuestados afirma perder 16 minutos o más en una sola interrupción.

El origen del problema no siempre está en la tecnología, sino en cómo se planifica. Solo el 24 % de las organizaciones involucra a los equipos de TI/AV antes de empezar a diseñar los espacios, lo que obliga a adaptar la tecnología a diseños ya cerrados. Además, la responsabilidad está repartida: el 81 % de los responsables de Recursos Humanos considera que su departamento es la principal autoridad sobre la experiencia en el lugar de trabajo, pero TI/AV e Inmobiliario se atribuyen ese mismo papel.

Hay también una brecha a la hora de justificar la inversión. El 87 % relaciona una buena experiencia en el lugar de trabajo con más productividad, pero solo el 58 % confía en tener datos suficientes para justificar el gasto.

Estandarizar para escalar

En las grandes organizaciones, la solución pasa por salas repetibles: mismo diseño, misma experiencia de usuario y actualizaciones previsibles. Un ejemplo es la gama ABMX de Ashton Bentley (empresa de Kramer), pensada para migrar las antiguas salas Cisco MX a los actuales Cisco Room Bar y Room Kit. Son estructuras sin herramientas que se montan en horas y sin obra, y que apoyan la carga en el suelo en lugar de en la pared. Eso permite instalarlas en oficinas con paredes de cristal o en edificios protegidos. Los nuevos equipos de Cisco admiten Webex, Microsoft Teams, Zoom y Google Meet, lo que reduce la dependencia de una sola plataforma.

BYOD: que cada uno traiga su reunión

En espacios de coworking o salas compartidas, imponer una plataforma concreta genera fricción. En Maslow’s Kensington, en Londres, Tateside resolvió las nueve salas de reunión con un cable USB-C en la mesa: al conectar el portátil, la sala pasa automáticamente a modo videoconferencia y cámara, micrófono y altavoces quedan disponibles para la aplicación que use el usuario.

Como espacio de coworking, la capacidad BYOD es importante, resume Jack Cornish, director técnico de la integradora.

La IA agéntica y la sala que entiende

El siguiente salto ya se está discutiendo. Barco plantea que, para que los agentes de IA participen de verdad en las reuniones, la sala debe proporcionarles comprensión del entorno en tres niveles: la geometría del espacio, las personas (quiénes son, dónde están, a qué prestan atención) y las interacciones (quién habla a quién, turnos de palabra). Según la compañía, ese procesamiento debe hacerse en local, en el borde, porque enviar vídeo de alta resolución a la nube genera demasiado tráfico. Como ejemplo, cita la integración de ClickShare Hub Pro con la cámara Huddly C1.Para el integrador, esto tiene una consecuencia concreta: cámaras, micrófonos y sensores dejan de ser periféricos independientes y pasan a formar parte de un sistema de percepción que debe diseñarse en conjunto.

Medir el valor, no solo la función

La presión por demostrar resultados también llega a la inteligencia artificial. Según el Value of AI Report 2026 de SAP y Oxford Economics, las empresas esperan multiplicar por 2,5 el retorno medio de sus inversiones en IA en dos años. En el entorno AV, eso significa que el argumento "este sistema incorpora IA" será cada vez menos útil que otros más concretos: cuánto tiempo de operación ahorra, cuántas incidencias evita, cómo mejora el uso de las salas o qué tareas automatiza.

La gestión centralizada ayuda a obtener esos datos. Plugins certificados como el que Sharp ha lanzado para integrar sus pantallas Sharp y NEC en Q-SYS permiten supervisar el estado de los equipos y diagnosticar fallos desde una misma plataforma, en lugar de descubrirlos cuando empieza la reunión.

Claves para salas de reunión que funcionan

• Sentar a TI/AV, Recursos Humanos e Inmobiliario en la misma mesa desde el inicio del proyecto.
• Estandarizar tipologías de sala para escalar y simplificar el soporte.
• Facilitar el BYOD: un solo cable o una conexión inalámbrica que funcione a la primera.
• Pensar cámaras, micrófonos y sensores como un sistema, preparado para la IA.
• Supervisar y diagnosticar en remoto para anticiparse a los fallos.
• Definir métricas (incidencias, uso de salas, tiempo perdido) que justifiquen la inversión.