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Anteriormene, casi todas las reuniones eran en persona; solo el 20% de las empresas invirtieron en plataformas de de vídeo.

Las grandes empresas de tecnología estaban buscando trabajo basado en actividades, donde los empleados y los equipos deciden dónde trabajarán en función del tipo de trabajo que se debe realizar, y las empresas más pequeñas estaban siguiendo esa evolución desde la distancia, esperando para ver si ellos necesitarían adoptar esa estrategia para retener a los millennials, que representan más de la mitad de la fuerza laboral (75% para 2025).

Todos sabemos lo que sucedió después: golpe de COVID, se alentó a todos los que podían trabajar desde casa a hacerlo. Las reuniones remotas se convirtieron en la norma y el uso de Microsoft Teams y Zoom se disparó. De repente, todos se vieron obligados a aceptar el cambio, cambiando la tasa de adopción de soluciones de colaboración de vídeo. Todos adquirimos experiencia y apreciamos cada vez más las herramientas que permiten una nueva forma de trabajar.

Avance rápido hasta hoy. Después de años de agitación, viendo a los empleados pasar de la oficina al hogar y viceversa, el lugar de trabajo se ha estabilizado. Investigamos en asociación con Simpler Media Group sobre los comportamientos y preferencias de los empleados en un lugar de trabajo híbrido, las herramientas y soluciones tecnológicas que necesitan y de las que carecen, y qué están haciendo (y podrían estar) haciendo los empleadores para permitir una colaboración productiva más constante de forma remota y en la oficina. Los datos muestran que el 80% de los empleados tienen al menos una reunión a la semana que incluye participantes remotos. Una persona que se une a una reunión de manera diferente a los demás cambia toda la dinámica de esa reunión. El trabajo basado en actividades está en aumento. Algunas reuniones para ponerse al día están bien a través de una videoconferencia, mientras que las lluvias de ideas son más productivas cuando se realizan en persona. Como resultado, las organizaciones deben ser capaces de soportar ambos.

Los hallazgos indican que hoy en día, la mayoría de las empresas no están preparadas para manejar esa situación. Muchos espacios para reuniones aún no están adecuadamente equipados para adaptarse a ese cambio, lo que dificulta seriamente la productividad y la equidad en las reuniones. Para abordar esta necesidad comercial urgente, una gran mayoría de los gerentes de TI respondieron que están priorizando soluciones tecnológicas flexibles y escalables que permitan experiencias de colaboración productivas y equitativas para los empleados donde sea que trabajen, especialmente ahora que las tasas de trabajo híbrido se han estabilizado en su mayoría. El 79% de los encuestados de TI dijeron que su empresa tiene planes de actualizar su estrategia de trabajo híbrido en los próximos 12 meses, y el 71% dijo que es probable que reemplacen su plataforma de colaboración el próximo año.

Mientras estamos desaprendiendo décadas de "trabajo de oficina" y aprendiendo lo que necesitamos para hacer que el trabajo híbrido sea exitoso para todos, ahora es el momento de que las empresas inviertan en tecnologías colaborativas y conectadas que pueden hacer que la reunión híbrida sea equitativa, eficiente y, en última instancia exitosa. Las empresas que no invierten en estas tecnologías verán un fenómeno extraño: los trabajadores entrarán a la oficina, pero permanecerán en sus espacios personales y se unirán a las reuniones desde sus ordenadores portátiles, frustrando todo el propósito de regresar a la oficina para esas interacciones humanas críticas.
Cuando los problemas de conectividad y equidad en las reuniones no se abordan adecuadamente, los empleados pueden sentirse desconectados del lugar de trabajo.

 

Las reuniones se vuelven ineficientes. Los departamentos de TI y las mesas de ayuda se ven abrumados. Pero los enfoques correctos para aceptar la nueva normalidad e implementar la tecnología adecuada para enfrentar los desafíos actuales de las reuniones híbridas pueden mejorar drásticamente la situación. Otros hallazgos claves de nuestro informe:

 

Reuniones híbridas = nuevas complejidades y margen de mejora

Unirse a una llamada híbrida de forma remota es una experiencia muy diferente a asistir a la misma reunión en persona. ¿Todos los que están en la sala son visibles para los asistentes remotos y viceversa? ¿Hay problemas de audio? ¿Hay dificultad para compartir contenido? La encuesta encontró que el 60% de los encuestados dijo que "no poder ver e interactuar completamente con los participantes remotos o en la sala afecta negativamente su experiencia de reunión".

Todos estos factores afectan la efectividad de la colaboración y, a menudo, la puntualidad y la eficiencia de esa reunión. Además, las soluciones como el vídeo inteligente que puede rastrear a los oradores individuales a medida que avanza una reunión pueden ayudar a impulsar el compromiso de los asistentes de forma remota.

 

Cada reunión es una reunión híbrida

La pandemia cambió la forma en que nos reunimos principalmente en persona a una experiencia completamente remota. En un mundo posterior a la pandemia, se acepta que las reuniones híbridas son la norma: un cierto porcentaje de cualquier fuerza laboral será remota en un día determinado.

Ahora existe la expectativa de que cada reunión incluya asistentes remotos, y se deduce que cada reunión será de naturaleza híbrida. Eso significa que la tecnología correcta debe estar presente, y funcionando correctamente, en cada espacio de reunión potencial, desde la sala de reunión más pequeña hasta el centro de capacitación más grande.

 

Cada reunión es una reunión de alto valor

El hecho de que las reuniones se puedan tomar desde cualquier lugar no significa que deban serlo. Las salas de juntas han sido tradicionalmente los espacios preferidos para las reuniones con los clientes. Contaban con la tecnología necesaria y la mayoría no venía con las distracciones que tan a menudo aparecen en espacios más informales (como conversaciones de fondo, refrigerios, etc.).

Dado que hoy en día todos los espacios de colaboración están conectados, cada uno de esos espacios debe estar equipado para una reunión con el potencial de un impacto de alto valor. Equipar estos espacios de colaboración para respaldar el entorno adecuado para que sus empleados tengan éxito es primordial, y también influirá en cómo ellos (y la empresa) son percibidos por posibles clientes o socios externos.

 

Cumbre del trabajo moderno

Ahora es un momento crucial para que las organizaciones preparen a su fuerza laboral para esta forma de trabajo. No comprometerse con una estrategia ahora, no es equipar a los empleados con las herramientas que necesitan para hacer su trabajo hoy. Y las opciones de AV ya no se limitan a la entrada de AV Manager.

Los departamentos de recursos humanos y los representantes de las instalaciones ahora se unen a los gerentes de AV y TI en la mesa. Recursos humanos no recomienda los productos que se deben comprar, pero sí hablan de los problemas que se deben resolver. Las soluciones de programación de habitaciones, por ejemplo, son muy interesantes para RRHH, pero también están interesados en sistemas AV que pueden afectar el bienestar.

Es por eso que, los días 23 y 24 de mayo en Madrid Marriot Auditorium Hotel & Conference Center, estamos organizando el Modern Work Summit, un evento presencial de dos días dedicado a las tendencias emergentes y estrategias exitosas para satisfacer las necesidades del lugar de trabajo moderno de hoy con oradores y panelistas de empresas líderes en la industria.

Muchas partes interesadas se ven afectadas por los espacios de reunión de nuestra oficina y las configuraciones de colaboración de trabajo desde casa. Con este evento, reunimos a gerentes de TI, representantes de instalaciones y líderes de recursos humanos para ver qué funcionará mejor para sus equipos. La colaboración de estos grupos va más allá de la tecnología. Es cómo se configuran los espacios, qué muebles se usan, qué elementos de diseño se incluyen. Modern Work Summit está diseñado para personas que habilitan, construyen o estudian el trabajo moderno y/o luchan con las tecnologías en esos espacios. El "trabajo moderno" incluye empresas que adoptan modalidades híbridas, colegios y universidades que adoptan el aprendizaje híbrido e hyflex.

Durante la Cumbre, las personas pueden reunirse con líderes de la industria para discutir ideas y estudios de casos exitosos y abordar tendencias importantes que incluyen la utilización del espacio, la igualdad de participantes, la experiencia de los empleados y la seguridad y la escala.

 

Estamos organizando este evento para brindarles a todos los involucrados la oportunidad de avanzar en sus conocimientos sobre las tendencias y prácticas laborales modernas, y discutir cómo lo manejan sus compañeros.

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