Las soluciones de reserva y gestión de salas ya son esenciales en entornos educativos y corporativos.

Sean Carroll analiza cómo están evolucionando las soluciones de reserva y gestión de salas dentro del mercado corporativo y educativo. El autor recuerda su etapa universitaria, cuando encontrar un espacio libre para estudiar o terminar un trabajo en grupo podía convertirse en una auténtica odisea. En muchas ocasiones, tocaría recorrer pasillos y comprobar una por una las salas disponibles hasta encontrar un hueco libre.

El mejor sitio para estudiar era la biblioteca. El problema era que siempre había que hacer ese incómodo recorrido pasando frente a cada cabina o sala, asomarse discretamente al interior, cruzar miradas incómodas con quien estuviera dentro y seguir caminando. Podías recorrer toda la biblioteca antes de encontrar una sala libre. Una situación frustrante cuando lo único que necesitabas era un espacio donde trabajar y terminar un proyecto antes de la fecha límite.

Las soluciones de reserva y programación de salas se han convertido en algo habitual en universidades, colegios y empresas. Y aunque aportan múltiples ventajas, una de las principales es eliminar ese incómodo “tango visual” que muchos sufrimos durante años.

Muchas de estas soluciones consisten en pantallas táctiles planas instaladas junto a las salas de reuniones, capaces de mostrar quién ha reservado la sala, cuándo y para qué, además de permitir a los usuarios realizar reservas directamente.

Distribuida por Jands en Australia y Nueva Zelanda, Concierge Displays es un fabricante australiano de soluciones de reserva de salas nacido en Melbourne. Su principal producto es el Concierge Room Booking Panel, una pantalla táctil personalizable instalada fuera de las salas de reuniones que se integra con las principales plataformas de calendario.

Cristian Fuentes, ingeniero de aplicaciones de Jands, explica que el fabricante se diferencia de la competencia gracias a su variedad de integraciones de software:

No solo nos conectamos con calendarios de Microsoft y Google, también trabajamos con software de gestión horaria como Syllabus Plus, Celcat y Time Edit. Concierge Displays no intenta ser la empresa más grande, sino la solución más fiable, flexible y amigable para integradores dentro del mercado de reserva de salas. Trabajamos con nuestros socios y clientes para adaptarnos a las necesidades cambiantes sin complicar la experiencia de usuario.

La gama de soluciones de Concierge Displays incluye paneles de 10 a 15 pulgadas y una pantalla de reserva NFC/RFID de 10 pulgadas (ACMG1000). Estos productos muestran los eventos que tienen lugar en la sala, las próximas reservas y cuentan con retroiluminación para facilitar su uso.

Logitech es otro de los fabricantes presentes en este segmento con sus soluciones de reserva de salas. Joe Touma, category manager de video collaboration ANZ en Logitech, afirma que la compañía lleva algo más de tres años en este mercado y está obteniendo muy buenos resultados.

Disponemos de una combinación de soluciones hardware y software. Empezamos con nuestro Tap Scheduler de 10 pulgadas, instalado fuera de salas de reuniones o aulas. Es un dispositivo basado en Android que ejecuta CollabOS de forma nativa y funciona con Microsoft Teams, Zoom, Google Spaces y otras cuatro plataformas compatibles. Desde el punto de vista de la instalación, lo hemos diseñado para que sea lo más sencillo posible. Funciona mediante PoE, no PoE+, y todo viene incluido en la caja, incluidos los soportes. Para los integradores, es una única referencia SKU independientemente del tipo de instalación, explica.

Biamp también cuenta con su ecosistema Biamp Evoko de hardware y software para reserva de salas y escritorios, diseñado para transformar la forma en que las organizaciones gestionan sus espacios de trabajo. “Con nuestras soluciones, los usuarios pueden minimizar reservas duplicadas e interrupciones en reuniones gestionando mejor el flujo de personas dentro de las instalaciones, desde pequeñas oficinas hasta grandes sedes corporativas, ahorrando tiempo y mejorando la productividad”, explica Daniel Salmonsson, senior product manager de scheduling solutions en Biamp.

La compañía ofrece Workplace Software, una solución cloud que proporciona a los administradores herramientas de análisis y gestión. A través de un panel centralizado, los usuarios pueden monitorizar el uso de las salas, detectar patrones, identificar espacios infrautilizados, controlar tasas de no asistencia y generar informes detallados para optimizar futuras decisiones de planificación. “Este enfoque basado en datos permite a las organizaciones optimizar sus inversiones inmobiliarias entendiendo cómo se utilizan sus espacios de reunión frente a cómo deberían utilizarse”, afirma Daniel. “Por otro lado, los usuarios pueden encontrar el espacio adecuado mediante filtros personalizables como tamaño de sala o equipamiento AV, otra forma de optimizar el uso de los espacios”.

Joe Touma añade que Logitech dispone de una funcionalidad similar y utiliza el término ghost meetings para referirse a las salas reservadas que nunca se utilizan. “Parte de nuestro software incluye funciones de auto-book y auto-release. Básicamente, si entras en una sala equipada con una Logitech Rally Bar o Rally Bar Mini, los sensores de ocupación integrados detectan si alguien está utilizando el espacio”, explica. “El software reconoce que has entrado en la sala y entiende que la reunión ha comenzado. Por el contrario, si nadie aparece o si la reunión termina antes de tiempo, la sala se libera y vuelve a estar disponible para reservas”.

Joe comenta que uno de sus clientes corporativos se trasladó recientemente a una nueva oficina y redujo el número de salas de reuniones de 45 a 20, manteniendo el mismo nivel de eficiencia gracias a este software.

Concierge Displays ofrece una propuesta similar mediante su software Companion, que proporciona soporte cloud, informes y analítica tanto a usuarios finales como integradores. Companion se ofrece gratuitamente durante los primeros 12 meses. Cristian Fuentes destaca que uno de los factores diferenciales de Concierge Displays es la personalización y el soporte local:

Con nuestra plataforma software, usuarios e integradores pueden monitorizar el estado de todos los dispositivos, configurar comprobaciones de consistencia y alojar gráficos personalizados, entre otras funciones.

Para los usuarios que desean gestionar las reservas desde un único punto, la compañía lanzó un reproductor 4K Summary Player, que permite visualizar toda la información de reservas en un entorno tipo sala de control. Los usuarios pueden consultar calendarios completos de la empresa y acceder a analíticas de uso de salas.

Las soluciones de reserva de Logitech también se integran dentro de Logitech Sync, junto con el resto de productos de la marca, incluidos sistemas para salas de reuniones, webcams, auriculares y docks.

Para todos estos fabricantes, uno de los principales avances es la gestión cloud. Aunque las soluciones de reserva resuelven aquel problema “prehistórico” de recorrer la biblioteca buscando un hueco libre, los sistemas actuales están altamente automatizados.

Un empleado puede programar una reunión con un cliente, seleccionar una sala —o incluso recibir una asignación automática— y entrar directamente a la hora prevista sin preocuparse por encontrar espacio disponible. Mientras tanto, los administradores pueden analizar cómo se utilizan esos espacios, detectar ineficiencias y corregirlas.

Para los integradores que trabajan en entornos corporativos y educativos, las soluciones de reserva de salas ya forman parte habitual de muchas instalaciones. La clave está ahora en elegir la opción que mejor se adapte a las necesidades de cada espacio y usuario.